Sociedad Emprendedora

Las unidades empresariales más pequeñas, las llamadas micro empresas y un porcentaje significativo de pequeñas empresas no le dan la debida importancia a la obtención y gestión de datos para la supervivencia y crecimiento de sus negocios. De hecho, normalmente les preocupan más los temas legales, productivos, logísticos, contratación de personal y cierta visibilidad de cara a sus potenciales clientes.

Existe un alto porcentaje de micro empresas, sobre todo en paises con un alto nivel de informalidad laboral, en las que el dueño solo opera para subsistir y lograr pagar lo más que pueda de sus facturas mensuales. No existe planificación ni ambición y eso sin duda obstruye el visualizar la importancia del uso de datos.

En el segmento de pequeñas empresas, también hay un porcetaje que solo sobrevive y hay otros que crecen como resultado de una mejor gestión. Dentro del grupo que crece, sin duda hay empresas que han reconocido la importancia y la necesidad de los datos para sus operaciones y también hay otro grupo que ha crecido más por el empuje y vitalidad del fundador-dueño y gerente, pero que aún no usa los datos de forma sistemática para identificar a sus clientes, proveedores o personal.

 La capacidad de acceder a información en tiempo real sobre proveedores, condiciones del mercado y cambios en la demanda de bienes y servicios, proporciona a las empresas una gran oportunidad de competir mejor. Esta información permite anticipar y responder oportunamente a eventos imprevistos como desastres naturales o variaciones en los precios de los materiales. El uso de datos le permite a las pequeñas y medianas empresas adaptarse ágilmente a las condiciones cambiantes del mercado y asegurar la continuidad de sus operaciones.

En este sentido, identificamos que, la data, es un elemento de gran valor en todos los desafíos de la cadena de suministro, como retrasos, interrupciones, requisitos regulatorios, y mitigación de riesgos. Considerando que, los datos funcionan como un catalizador en cada paso de la cadena de suministro, incluyendo la planificación, abastecimiento, producción, inventario y logística. Son claves para la gestión operativa y estratégica del negocio.

Para obtener su máximo valor, los datos deben ser gestionados correctamente. Deben estar alineados con los objetivos, sistemas y procesos de cada organización; recopilados, preparados y almacenados para maximizar su utilidad; y, lo más importante, deben estar a la vista de todas las partes interesadas.  Esta es la clave para hacer que el gran volumen de data e información que generan las PyMEs, sean accionables para operar de mejor forma sus cadenas de suministro y la búsqueda, retención y evaluación de su cartera de clientes.

La clave para lograr un entorno verdaderamente centrado en los datos es que cualquiera que los explore debe poder convertir la información en oportunidades e innovaciones. Sin importar, su nivel de conocimientos o de manejo de los datos.

Para lograrlo, una empresa debe establecer un modelo de gobernanza de datos y confianza, hacer que los datos sean una competencia esencial, fomentar la adopción con el conocimiento de los datos y facilitar el acceso a los datos para todos.

Los siguientes principios son importantes en lograr la transición hacia una organización guiada por los datos:

1.Haga de los datos una competencia esencial:

La transformación digital es la capacidad de aprovechar las ventajas tecnológicas para hacer crecer el negocio, llegar a nuevos mercados y atraer nuevos clientes.

Un ejemplo clásico fue Domino´s Pizza, en el 2010, estaban perdiendo gran parte de su cuota de mercado. Un producto de baja calidad y un modelo de negocios anticuado casi los llevan al fracaso.

Para diferenciarse de su competencia, Domino´s llevó a cabo una transformación digital. Para empezar en este camino, la empresa cuenta con 400 empleados expertos en análisis y software (del total de 800 empleados de la empresa) quienes se encargan desde el apoyo organizativo hasta la medición permamente de las métricas. La optimización del sistema de entrega y el uso de datos de forma eficaz permitió conseguir nuevos clientes y la fidelización de los existentes resultando ser aspectos claves para la supervivencia de la empresa.

Los grandes volúmenes de datos acumulados también le sirvieron para diseñar una nueva estrategia para redes sociales y dispositivos móviles. Asi, pudo identificar expectativas y preferencias en cuanto al producto como: fresco, caliente y rápido. Todo esto condujo a un vehiculo de reparto propio que posicionó a la empresa como la cadena de pizza a domicilio. Fue llamado el Batimóvil para los fanáticos de la pizza.

La transformación digital cambió la manera de administrar las operaciones y la forma en la que los clientes hacen los pedidos ( a través de la aplicación de Domino´s, directamente desde Twitter o simplemente enviando un SMS con un emoji) y comprueban el estado de su pedido.

Para la mayoría de las unidades empresariales que se en encuentran en los segmentos de micro y pequeñas empresas, el concepto de ´´transformación digital´´ puede ser sofisticado y las restricciones presupuestarias imponen fuertes límites para avanzar en esa dirección.

La recomendación es verlo como un proceso que se desarolla por etapas, pero que es importante comenzarlo lo antes posible. Pasar de no tener registros a mantener registros manuales, de registros manuales a registros electrónicos es el principio del camino a recorrer. Considerando las restricciones presupuestarias, un micro o pequeño empresario puede comenzar invirtiendo en la compra de equipos de computadora y licencias anuales para el uso de Microsoft Office, específicamente Excel que es donde se pueden guardar los datos, haciendo primero énfasis en los datos internos como las ventas, clientes, proveedores, personal, etc. Otra opción de bajo presupuesto pueden ser los programas ´´Open Source´´.

2.Establezca un modelo de gobernanza de datos y confianza:

Las empresas de éxito adoptan un enfoque integrado de estrategias de datos ´´ofensivas´´ y ´´defensivas´´. De esta manera, brindan apoyo tanto a las ´´funciones de negocios centradas en el cliente´´ como a las ´´preocupaciones legales, de finanzas, de cumplimiento y de TI (Tecnologías de Información)´´. Por ejemplo, TI puede establecer fuentes de datos certificadas e informes estandarizados para que los distintos usuarios exploren y hagan sus respectivos análisis.

Para fomentar la colaboración entre TI y el resto de la empresa, es crucial comprometerse en 3 medidas. La primera, organizar una reunión cada mes entre los líderes de TI y del negocio. La tercera, compartir las novedades de los proyectos cada semana. La tercera, llevar a cabo reuniones personales con frecuencia.

A través de la colaboración entre TI y el resto de la empresa, esta última puede hacerse cargo de la creación, y TI de las políticas y sistemas. Asi, se puede crear un entorno en el que TI garantiza seguridad y el personal puede explorar datos para realizar análisis y tomar decisiones que impacten favorablemente el negocio.

3.Fomente la adopcion con el conocimiento de los datos

Crear una empresa basada en datos tiene su punto de partida en el proceso de contratación. Se debe contratar personal que tenga capacidad para la interpretación de datos así como la curiosidad natural para explorar posibilidades y optimizar los procesos. Para alcanzar este objetivo, se requiere la participación y compromiso de los directivos, aplicando una mentalidad basada en los datos y promoviendo el conocimiento de los datos como una iniciativa estratégica de la empresa.

La creación de una cultura de gestión basada en los datos crea incentivos para que los empleados existentes aumenten sus habilidades en esa área. Para ayudarlos a crecer en esas capacidades, se les debe dar tiempo, espacio y también apoyo financiero para que completen programas y tutorías. La nueva cultura debe gradualmente estar presente en cada conversación y decisión de la empresa.

Para hacer esto una realidad, la gerencia de una empresa puede crear una comunidad interna en un portal X como SharePoint. En esta comunidad, los usuarios pueden hacer preguntas y compartir casos de uso y otros comentarios, los cuales pueden identiifcar oportunidades para mejorar áreas claves del negocio.

4.Facilite el acceso a los datos para todos

Un entrenador o entrenadora de deportes colectivos trabaja y se enfoca en ayudar a los jugadores o jugadoras a mejorar para desarrollar la capacidad de combinar sus talentos individuales para el beneficio del equipo. De la misma forma, la dirección ejecutiva de cualquier organización debe fomentar una cultura de análisis que motive a todos los trabajadores del conocimiento.

Un vendedor, alguien de operaciones, un especialista en mercadotecnia o alguien en recursos humanos. Todos tienen el potencial de obtener información, Todos tienen el potencial de obtener información a partir de los datos para tomar mejores decisiones, si se les ofrece la oportunidad.

En la eficaz gestión de los datos se encuentra la posibilidad de mantener en marcha su empresa o de darle un giro importante que la reposicione en su industria. Los trabajadores del conocimiento que aprendan cómo trabajar de forma más eficaz con los datos, y tengan acceso a ellos podrán ofrecer perspectivas únicas basadas en sus fortalezas individuales. El resultado más probable es una empresa basada en datos a la vanguardia del cambio y no una organización cerrada y rezagada.